電子契約導入の経緯
世界を巻き込んだコロナ禍。ずっと昔から考えていたことがあります。設計という仕事は、どこか一か所に集まって行う必要があるのかということです。
関係者のほとんどは仕事の性質上、1日の就業時間を8時間とした場合、恐らく6-7時間くらいは、ずっと図面と向き合っています。多くの関係会社では、お客様とのコミュニケーションを行っているのは、営業担当者であることから情報伝達もうまくいかないこともあるようです。
このため、ダイレクトに情報のやりとりを行うことで、より質の高いサービスを提供することができるのではないかと考え、電子契約を導入しました。
幸いにも現在は、リモートによる情報交換が迅速に行うこともでき、会議等に費やしてきた移動や資料の準備にかかる時間と経費を大幅に見直すことで、より質の高いサービスを提供させて頂いております。
Web会議とは
インターネット環境の発展とともに隆盛したWeb会議は、パソコンやスマートフォンなどのデバイスとネット環境によって、場所や時間を問わずにFace to Faceのコミュニケーションができるツールです。
最大の特長は、テレビ会議よりも手軽に導入できること。専用の機器ではなくアプリを使用するので、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからでも会議に参加することができます。
「テレビ会議に比べると画質・音質が悪い」というイメージを抱く方もいらっしゃるかもしれませんが、現在は通信インフラの発達、Web会議システムそのものの進歩によって、音や映像が途切れにくく質の高いコミュニケーションが取れるようになっています。
その結果、今や遠隔会議のみならず、オンライン営業や学校の遠隔授業、Web面接、トップメッセージの全社配信、テレワーク（リモートワーク）中のコミュニケーションなど、さまざまな用途で活用されています。
Web会議を導入するメリット
Web会議を導入するメリットは多々ありますが、その出発点は「1カ所へ集まることなくコミュニケーションが取れること」にあります。
この「集まる必要がない」ことが、移動時間や交通費の削減、スケジュール調整の簡易化、働き方改革の推進といったさまざまなメリットを生み出すのです。少し具体的に見ていきましょう。
移動時間、交通費など各種コストの削減
「集まる」という行為は、時間や費用など、何かとコストがかかるものです。例えば、複数の離れた拠点をもつ企業が全社的な会議を開くと、多くの移動時間と交通費がかかります。あるいは、全国展開している小売業が全店舗にきめ細やかな情報共有を行うために、膨大な数の従業員を1カ所に集めるのは至難の業です。
しかしWeb会議なら、参加者が自分の職場にいるまま会議ができるので、場所やコストの制約がなくなります。転じて、営業担当者が出先から会議に参加し、さらにそのまま直帰するなど、後述の「働き方改革の推進」にもつながります。
スケジュール調整の簡易化
度重なる出張などで多忙を極める役員クラスの定例会議も、Web会議ならパソコンやスマートフォンを介して、出張先から参加することが可能です。他のスケジュールに左右されにくく、延期せずに開催できるので、経営判断・意思決定がスピードアップします。
画質の良いWeb会議システムを使えば、表情やニュアンスなども伝わり、密なコミュニケーションを取ることが可能です。
働き方改革の推進
会社まで片道1時間半かかるという方は、決して少なくないのではないでしょうか。Web会議が使えるようになれば、遠い自宅からでも社内ミーティングに参加することができます。
通勤時間やそれに伴うストレスを減らすだけでなく、テレワークしやすい環境を整え、自分の時間を有効に使える働き方、遠方に住む人や子育て真っ最中の社員も働きやすい職場づくりが実現します。
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